Privatlivs- og persondatapolitik

Biblioteket har behov for en række informationer fra dig som låner. Kort sagt er de nødvendige for at holde styr på de materialer, du låner, for at du kan bruge vores hjemmeside og udlånsautomater, samt for at vi kan kontakte dig i forbindelse med reserveringer eller aflevering af dine lån.

Det er bibliotekets administrative system, Cicero, der opbevarer oplysningerne. Når du anvender hjemmesiden, kan du via login få adgang til at se og ændre en del af dine personlige informationer i Cicero.

Fysisk opbevares informationerne på sikrede datacentre i Danmark, og adgangen hertil fra Cicero, hjemmeside og udlånsautomater foregår via krypterede linjer.

Nedenfor er et eksempel på lånerbilledet i Cicero, og en nærmere forklaring på de enkelte felter.

Lånernummer - tilfældigt genereret nummer, Cicero benytter til at identificere dig.

CPR-nummer – henter din adresse fra CPR-registret og opdaterer automatisk, hvis du flytter. Skal bruges til at låne materialer.

Fraværsperiode - en periode, hvor du ikke ønsker at få opfyldt reserveringer. Du kan selv angive perioden via hjemmesiden.

Navn - dit navn, som det står på dit sundhedskort.

Fødselsdato - bruges i forbindelse med udregning af gebyrstørrelser samt til at sikre, at du er gammel nok til at låne bestemte materialer.

c/o navn og adresse - aktuel kontaktadresse.

Telefon - her kan angives flere telefoner, både fastnet, mobil og mobil (notif). Det sidste bruges til at sende SMS om reserveringer og afleveringsfrist. Mobil (notif) kan ændres via hjemmeside.

E-mail og E-mail (notif) - E-mail (notif) bruges til at sende mail om reserveringer og afleveringsfrist. E-mail (notif) kan ændres via hjemmeside.

Blokeret d. - dato for aktivering af blokering.

Blokeringsårsag - Grunden til, at du ikke kan benytte biblioteket. Typisk grundet gebyrer eller at lånerkortet er stjålet.

Lånergruppe - har betydning for, hvor længe du kan låne materialerne, samt om du modtager påmindelser eller gebyrer.

Tilhørsfilial - er det sted, du vil hente reserverede materialer. Den kan ændres via hjemmeside.

Kommunenr. - er din bopælskommune og anvendes til statistik og angiver, om du har ret til at bruge vores netmedier.

Sprog – vi bruger dansk.

Lånerid - her lister vi de forskellige kort, du kan bruge til at låne. F.eks. sundhedskort. PIN-koden er altid anonymiseret.

Intern note - kan kun ses af personalet, og anvendes f.eks. i forbindelse med blokeringer, hvis et glemt sundhedskort opbevares på biblioteket.

Note til låner - udskrives på de "opgørelse af mellemværender", der sendes i forbindelse med manglende afleveringer af materialer.

Udlån - dine aktuelle udlån. Din udlånshistorik slettes en måned efter aflevering eller betaling af mellemværende.

Reserveringer - oversigt over dine reserveringer. Slettes når et reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reserveringen er slettet.

Mellemværende - viser, hvis du mangler at betale gebyrer eller erstatninger. Gebyrinformationerne slettes en måned efter mellemværendet er afviklet. Erstatningsinformationerne slettes et år efter mellemværende er afviklet. Grunden til den lange tid er, at man har mulighed for at få pengene tilbage hvis man afleverer materialet inden for et år.

Beskeder - er en oversigt over afsendte SMS og e-mails. Beskedens indhold slettes efter en måned, såfrem al håndtering omkring materialet er afsluttet. Dvs. hvis man f.eks. har et mellemværende vil informationen ikke blive slettet før det mellemværende er afklaret. Oversigten over, at der har været sendt en besked bevares.

----

Adgangskontrollen til det selvbetjente bibliotek
I forbindelse med brugen af det selvbetjente bibliotek skal du legitimere din ret til at bruge det ved at indlæse dit sundhedskort. Herefter gives du adgang til biblioteket.
Adgangskontrollen gemmer registreringen af dit CPR-nummer og tidspunktet for registreringen. Disse oplysninger gemmes i 14 dage i tilfælde af, at vi får brug for at kunne påvise, hvem der har haft adgang til biblioteket på et givent tidspunkt. Kun bibliotekets personale har adgang til disse logfiler, og der ”kigges i loggen”, når der har været en hændelse.

Video-overvågning
Bibliotekerne er video-overvåget. Dette sker for at biblioteket skal kunne dokumentere en hændelse, men også som en forebyggende foranstaltning. I tilfælde af en hændelse kan data deles med kommunale myndigheder f.eks. SSP, kommunens sikkerhedsansvarlige og/eller politiet. Data opbevares i videoserveren i 30 dage. Kun bibliotekets personale har adgang til disse optagelser og kun på direkte anmodning fra en leder.

Billetter via vores hjemmeside
De oplysninger, man har oplyst i forbindelse med et køb eller en reservation til et arrangement gemmes hos  Place2Book i 5 år.

Princh
Alle printerjobs og betalinger via Princh er krypterede. Gemte data opbevares max. 24 timer.

Nyhedsbreve
Udover ovenstående, benytter vi MailChimp til vores nyhedsbreve. Her opbevare vi e-mail adresser, så vi kan udsende nyhedsbrevene. Alle som er tilmeldt et nyhedsbrev har sagt ja til, at vi må opbevare deres e-mail adresse til brug for nyhedsbrevene.

Facebook og Instagram
Vi indsamler data til statistikbrug, når man kommer fra Facebook eller Instagram og ind på vores hjemmeside, eller når man interagerer med os via Facebook/Instagram, herunder besøger vores hovedside eller en af vores undersider. Disse data bliver opbevaret i en måned og benyttes til at se, om vi rammer vores tiltænkte målgruppe for et givent opslag. Data bliver slettet, når opbevaringsperioden er slut.

Digital Artikelservice
Når man benytter servicen "Digital Artikelservice" videregiver vi brugerens e-mail og bibliotekskommune til Det Kongelige Bibliotek. Denne videregivelse er nødvendig for, at Det Kongelige Bibliotek kan levere digitale artikler direkte til brugeren. Det Kongelige Biblioteks privatlivspolitik kan findes her.